Wat zijn de vereisten voor een sommatiebrief?

Heeft iemand bij u een product of dienst afgenomen, maar wordt de factuur maar niet betaald? Dan is het de hoogste tijd om de debiteur een sommatiebrief te sturen. In een sommatiebrief, ook wel aanmaning genoemd, verzoekt u de debiteur op een vriendelijke doch dringende manier om de factuur te voldoen binnen de opnieuw gestelde betalingstermijn. Let er wel op bij het schrijven van een sommatiebrief dat deze voldoet aan de wettelijke eisen, anders maakt u geen aanspraak op de incassokosten. Wat er precies in een sommatiebrief moet staan, leest u in dit artikel. 

Waar moet een sommatiebrief aan voldoen? 

Bij het opstellen van een sommatiebrief moet u allereerst rekening houden met de WIK-wet, ofwel wet voor Wettelijke IncassoKosten. Zo stelt deze wet dat de sommatiebrief tenminste de hoofdsom moet bevatten: het bedrag dat de debiteur u verschuldigd is. Hier dient u ook een bewijs voor te leveren, bijvoorbeeld de niet-betaalde rekening. Naast de hoofdsom moet ook de betaaltermijn worden opgenomen. Dit betreft meestal 14 dagen (een sommatiebrief wordt ook wel veertiendagenbrief genoemd). U dient tevens te vermelden dat er incassokosten worden berekend indien betaling binnen de betalingstermijn uitblijft. Geef ook aan welke kosten dit betreft (buitengerechtelijke incassokosten en rente) en wat de hoogte van deze bedragen. En last but not least geeft u aan dat u de vordering uit handen zal geven aan een incasso-advocaat als de factuur niet wordt betaald. 

Consumentenvordering of bedrijfsvordering?
Ga voordat u een sommatiebrief opstelt, altijd na of u een vordering op een bedrijf of particulier heeft. Een sommatiebrief verschilt namelijk voor deze partijen. Zo geldt bij een bedrijfsvordering dat het bedrijf automatisch incassokosten verschuldigd is als de factuur niet binnen de betalingstermijn wordt betaald. De standaard wettelijke betalingstermijn is 30 dagen welke bij een akkoord van beide partijen verlengd kan worden naar maximaal 60 dagen. Consumenten worden echter beter beschermd. Zij zijn namelijk niet direct incassokosten verschuldigd na het verstrijken van de betalingstermijn incassokosten. Zij dienen eerste en betalingsherinnering te ontvangen. 

Incassobureau

Met bovenstaande informatie kunt u zelf een correcte sommatiebrief opstellen. Heeft u vaak last van niet-betalende klanten of kost het u veel tijd en energie om klanten na te jagen? Dan kunt u ook een incassobureau inschakelen. Een incassobureau kan al voor een paar euro een correcte sommatiebrief voor u opstellen. Deze maken vaak wat meer indruk omdat deze per aangetekende e-mail of op briefpapier worden verstuurd. Dit leidt vaak tot een snellere betaling. 

 

Sommatiebrief schrijven of laten schrijven? U weet nu waar u aan toe bent!